Ejemplos

EJEMPLOS DE:


Oficio: 

 

1. Para comenzar a elaborar un oficio debe colocar el lugar de donde es enviado el documento y la fecha; mes, día y año de ese preciso momento.

Ejemplo:

Agosto 04 del 2012

2. La numeración.- aquí se deben especificar datos como la palabra OFICIO (específicamente con mayúsculas), el número de expedición, un guión, las siglas de la oficina de procedencia con mayúsculas, guión y finalmente el año en curso.

Ejemplo:

Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012



3. El destinatario.

Por lo general este paso debe ocupar, no menos de 4 lineas y en esta sección se indican los datos de la persona a quien va dirigido el oficio, (Nombre completo, cargo y lugar).

Ejemplo:

Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. José Perales Torres
Director General
Margaritas #46 Col.Santa María, D.F.

4. Esta es la sección en donde se especifica el asunto, seguida de dos puntos y un pequeño resumen de lo que se explicará en el contenido.

La palabra "asunto" debe ser escrita en mayúsculas.

El resumen debe ser claro y conciso.

Ejemplo:

Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. José Perales Torres
Director General de Planta Minera
Margaritas #46 Col.Santa María, D.F.

ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metálicos emitidos por Planta Minera.


5. El cuerpo o texto del oficio se comienza a redactar en este paso, es momento de dar a conocer el mensaje del comunicado de forma breve y clara.

Puede comenzar la redacción del cuerpo o texto con frases como: "Tengo el agrado de comunicarle...", "El motivo del oficio...", entre otros.

Ejemplo:

Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. José Perales Torres
Director General de Planta Minera
Margaritas #46 Col.Santa María, D.F.

ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metálicos emitidos por Planta Minera.

Estimado Lic. Perales, por la presente solicitamos las copias de los registros de niveles de gases metálicos emitidos por la Planta Minera en el periodo de Enero - Julio del año 2012, esto con la finalidad de mantener controlada la emisión y producción de gases por parte de la planta y evitar futuros conflictos.


6. La despedida.

En esta sección de cómo elaborar un oficio, se debe asegurar de hacerlo de una manera cortés y cálida para no dañar futuras relaciones.

Si la situación lo amerita se pueden ofrecer datos para realizar contacto posteriormente.

Por último se debe escribir "Atentamente", la firma y nombre del emisor, así como el sello o logo de la empresa para reafirmar la validez del oficio. 

Memorándum:

1. Siempre dirígete a los lectores por su nombre correcto, no uses apodos.

Cuando elabores el encabezado, asegúrate de dejar doble espacio entre las secciones y de alinear el texto.

2. Considera quién será tu audiencia. Para hacer que las personas lean y respondan el memorándum, es importante adaptar el tono, la longitud y el nivel de formalidad del documento de acuerdo a la audiencia que lo leerá. Hacerlo de manera eficaz requiere tener una buena idea de a quién va dirigido el memorándum.

• Piensa en las prioridades y preocupaciones de tu público e intenta imaginar por qué la información que presentas sería importante para ellos.
• Intenta anticipar cualquier pregunta que tus lectores puedan tener. Piensa en el contenido del memorándum, como ejemplos, evidencia u otra información que los convenza.
• Considerar a la audiencia también te permite ser sensible a incluir cualquier información o sentimiento que sea inapropiado para los lectores.

3. Presenta el problema o asunto a tus lectores en la introducción. Proporciona brevemente el contexto detrás de la acción que deseas que realicen. Esto es similar a una declaración de tesis, la cual introduce el tema y señala su importancia.

• Incluye únicamente la información necesaria sin dejar de ser convincente al demostrar que existe un problema real.
• Como regla general, la introducción debe comprender alrededor de ¼ de la longitud total del memorándum.

4. Sugiere formas de abordar el asunto en la parte del resumen. Lo que vas a resumir en este punto son las medidas importantes que te gustaría que los lectores adopten.

• Esta sección también puede incluir algunas pruebas que respalden tus recomendaciones.
• En el caso de un memorándum muy corto, podría no ser necesario incluir esta sección. En cambio, puedes incluirla en la siguiente, llamada “discusión”.

5. Respalda tu proceder en la sección “discusión”. Sé persuasivo. Explica la forma en la que los lectores se beneficiarán si adoptan las medidas que recomiendas o en la que se verán afectados a causa de la falta de acción.

• Brinda evidencia y razones lógicas para las soluciones que propones. Siéntete libre de incluir gráficos, listas o cuadros, sobre todo si se trata de un memorándum extenso. Solo asegúrate de que sean verdaderamente relevantes y persuasivos.
• Comienza con la información más importante y luego pasa a los hechos específicos o de apoyo.
• La regla general para la longitud de un memorándum es que las secciones del resumen y de la discusión combinadas deben comprender aproximadamente la mitad del documento.

6. Termina el memorándum con un final amistoso que replantee las medidas que quieres que el lector adopte. Quizás quieras incluir una frase como “Estaré encantado de discutir estas recomendaciones con usted más adelante y de realizar un seguimiento a las decisiones que tome”.

• Si es posible, brinda al lector un sentido de solidaridad y optimismo.
• Enfatiza un próximo paso en particular que el lector pueda seguir.
• Esta sección generalmente debe comprender alrededor de 1/8 de la longitud total del documento.

7. Revisa y edita tu memorándum para asegurarte de que sea claro, conciso, persuasivo y sin errores. Asegúrate de ser consistente con el tipo de lenguaje que utilices y de eliminar las palabras eruditas y la jerga técnica.

• Revisa la ortografía, la gramática y los errores de contenido. Presta especial atención a los nombres, fechas o números.
• Asegúrate de que el documento no sea excesivamente extenso y elimina cualquier material superfluo.

Circular: 

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.

Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

Características que debe reunir una circular

-Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un  lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
-Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
-Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

No hay un formato establecido para una carta circular, todo dependerá de la longitud de lo que se quiera comunicar. A menos que ya venga impreso en la hoja, el memebrete no se incluirá. Tampoco se incluyen los datos del destinatario, ya que es una carta en serie, que no está dirigida a nadie en particular. Muchas veces se prescinde de la introducción.

Carta:

Informe:

http://es.wikihow.com/hacer-un-memor%C3%A1ndum

http://www.respuestario.com/como/como-elaborar-un-oficio-pasos-y-secciones

http://www.mailxmail.com/curso-comunicacion-escrita-corporativa/hacer-circular

EJEMPLO DE LENGUAJE FORMAL

MEMORÁNDUM 

COMUNICADO

JUNTAS, REUNIONES 

ENTREVISTAS

CONVOCATORIA

LOC 1.(VOZ MUJER) ¿QUIERES FORMAR PARTE DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TIJUANA?

¡ESTA ES TU OPORTUNIDAD! 

LOC 2. (VOZ HOMBRE) VISITA LA PAGINA DE INTERNET TEC TIJUANA PUNTO EDU PUNTO EME X, Y REVISA LA CONVOCATORIA

LOC 1. (VOZ MUJER) EL PERIODO PARA SACAR TU FICHA ES DEL 12 DE FEBRERO AL 19 DE MAYO 

LOC 2. (VOZ HOMBRE) Y EL EXAMEN SERA EL DÍA 29 DE MAYO

EN LAS INSTALACIONES DEL TECNOLÓGICO UNIDAD TOMAS AQUINO Y UNIDAD OTAY 

(LOC 1 Y 2.) TU TAMBIEN SE UN GALGO 

FLUJOS DE COMUNICACIÓN

Es importante conocer el marco en el que se produce la comunicación en una organización. El diseño de toda organización debe permitir la comunicación en las siguientes direcciones:

• Comunicación descendente Es la comunicación que fluye desde los niveles más altos de una organización hasta los más bajos. Estas comunicaciones, que van del superior al subordinado, son básicamente de cinco tipos: instrucciones de trabajo, explicación razonada del trabajo, información sobre procedimientos y prácticas organizacionales, retroalimentación al subordinado respecto a la ejecución, información de carácter ideológico para iniciar la noción de una misión por cumplir.

• Comunicación ascendente Fluye desde los niveles más bajos de la organización hasta los más altos. Incluye buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos de presentación de quejas.

• Comunicación horizontal Es la comunicación que fluye entre funcionarios de un mismo nivel o jerarquía, y es necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en una organización.

• Comunicación diagonal Es la que cruza distintas funciones y niveles de una organización, y es importante cuando los miembros de la misma no pueden comunicarse por medio de los demás canales de comunicación.

http://www.gimnasiovirtual.edu.co/mdc/contenidos_miami/11_gestion/unidad_3/4.html

EJEMPLO DE COMUNICACIÓN INFORMAL

• En una empresa cuando se hacen cambios en el personal, y surge el rumor de que podría haber despidos, haciendo que todos se sientan preocupados, creándose un clima de tensión.

• Un obrero en una fabrica, se hace muy amigo del jefe de producción y lo ascienden a encargado de producción. Sus compañeros no entienden como pudo ascender, y entre ellos comienza a correr el chisme que solo por ser su amigo lo ascendieron.

REDES DE COMUNICACIÓN

Redes de comunicación.

Los flujos verticales y horizontales de la comunicación organizacional se pueden combinar en diversos patrones denominados redes de comunicación. Los tipos de redes son: 

1. Red de cadena: La comunicación fluye de acuerdo con la cadena formal de mando, tanto hacia arriba como hacia abajo.

2. Red de rueda: Representa una comunicación que fluye entre un líder claramente identificable y fuerte y el resto del grupo o equipo de trabajo. El líder sirve como el centro a través del cual pasa toda la comunicación.

3. Red de todos los canales: La comunicación fluye libremente entre todos los miembros de un equipo de trabajo.

https://books.google.com.mx/books?id=oVHlFmFi_ToC&pg=PA268&dq=redes+de+comunicacion&hl=es&sa=X&ei=WRzmVMrvMouLoQSOxYDYDg&ved=0CE0Q6AEwCA#v=onepage&q=redes%20de%20comunicacion&f=false

DIFERENCIAS ENTRE COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL

En toda organización coexisten dos formas de comunicación: la formal y la informal.

La primera está dada por la propia organización (que establece las líneas de comunicación). La segunda es espontánea y surge siempre que un individuo necesita comunicarse con otro y no existe un canal formal para ello. 

Comunicación formal:
–Planteada por la dirección para transportar mensajes a través de canales formales de comunicación interna, coordinación y cumplimiento de tareas, eficacia organización.

Formal. Este tipo de comunicación está directamente relacionada con los objetivos organizacionales, sus políticas, normas y responsabilidades. Siguen la cadena de autoridad y están limitadas a las comunicaciones relacionadas con el cumplimiento de las tareas asignadas. La dirección por la que fluye este tipo de comunicados es principalmente la vertical, y dan origen a las redes formales que se pueden presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal, como se verá en la quinta unidad.

Comunicación informal:
–Se genera en la organización informal (basada en relaciones espontáneas de naturaleza afectiva).
–Surge debido a la permanencia en un lugar común, a la igualdad de posiciones jerárquicas o de prestigio, o por intereses o aficiones comunes.
–Positiva para la solución de ciertos problemas, y puede ser negativa en cuanto a descontrol por parte de la jerarquía o los rumores.
–Circula con rapidez a través de canales informales.
–Se distingue la comunicación verbal informal (intercambios no planificados) y la no verbal.
–El rumor se basa en una información vaga, de fuente no identificada, y que se expande con rapidez.

Informal. Estas otras comunicaciones nacen al margen de las actividades organizacionales, es decir, de los deberes y obligaciones que tiene el individuo hacia la misma. Factores como la atracción sexual, edad, preferencias, gustos personales, encuentros casuales, clase social, intereses comunes, educación, entre otros, son algunas de las causas que originan este tipo de comunicación que se aparta de las vías jerárquicas formales. Por consiguiente, los comunicados que surgen de este tipo de relaciones, siguen las redes informales; un punto muy importante de las redes informales es que las informaciones pueden correr entre sus miembros en forma de murmuraciones o rumores.

http://www.angelfire.com/bc/Lince/Comunicaci_n_Formal_e_Informal.htm

http://comunicadores-audiovisuales.blogspot.mx/2013/06/diferencias-entre-la-comunicacion.html

Opinión personal:

De las dos formas de comunicación vistas (formal e informal) considero que la primera es aquella que se da siguiendo reglas que impone un grupo, es la comunicación en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico superior.Y la segunda se forma a partir de las relaciones de amistad, suele expresarse en su forma más común a manera de rumor.