Oficio:
1. Para comenzar a elaborar un oficio debe colocar el lugar de donde es enviado el documento y la fecha; mes, día y año de ese preciso momento.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
2. La numeración.- aquí se deben especificar datos como la palabra OFICIO (específicamente con mayúsculas), el número de expedición, un guión, las siglas de la oficina de procedencia con mayúsculas, guión y finalmente el año en curso.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
3. El destinatario.
Por lo general este paso debe ocupar, no menos de 4 lineas y en esta sección se indican los datos de la persona a quien va dirigido el oficio, (Nombre completo, cargo y lugar).
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. José Perales Torres
Director General
Margaritas #46 Col.Santa María, D.F.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
3. El destinatario.
Por lo general este paso debe ocupar, no menos de 4 lineas y en esta sección se indican los datos de la persona a quien va dirigido el oficio, (Nombre completo, cargo y lugar).
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. José Perales Torres
Director General
Margaritas #46 Col.Santa María, D.F.
4. Esta es la sección en donde se especifica el asunto, seguida de dos puntos y un pequeño resumen de lo que se explicará en el contenido.
La palabra "asunto" debe ser escrita en mayúsculas.
El resumen debe ser claro y conciso.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. José Perales Torres
Director General de Planta Minera
Margaritas #46 Col.Santa María, D.F.
ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metálicos emitidos por Planta Minera.
5. El cuerpo o texto del oficio se comienza a redactar en este paso, es momento de dar a conocer el mensaje del comunicado de forma breve y clara.
Puede comenzar la redacción del cuerpo o texto con frases como: "Tengo el agrado de comunicarle...", "El motivo del oficio...", entre otros.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. José Perales Torres
Director General de Planta Minera
Margaritas #46 Col.Santa María, D.F.
ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metálicos emitidos por Planta Minera.
Estimado Lic. Perales, por la presente solicitamos las copias de los registros de niveles de gases metálicos emitidos por la Planta Minera en el periodo de Enero - Julio del año 2012, esto con la finalidad de mantener controlada la emisión y producción de gases por parte de la planta y evitar futuros conflictos.
6. La despedida.
En esta sección de cómo elaborar un oficio, se debe asegurar de hacerlo de una manera cortés y cálida para no dañar futuras relaciones.
Si la situación lo amerita se pueden ofrecer datos para realizar contacto posteriormente.
Por último se debe escribir "Atentamente", la firma y nombre del emisor, así como el sello o logo de la empresa para reafirmar la validez del oficio.
La palabra "asunto" debe ser escrita en mayúsculas.
El resumen debe ser claro y conciso.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. José Perales Torres
Director General de Planta Minera
Margaritas #46 Col.Santa María, D.F.
ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metálicos emitidos por Planta Minera.
5. El cuerpo o texto del oficio se comienza a redactar en este paso, es momento de dar a conocer el mensaje del comunicado de forma breve y clara.
Puede comenzar la redacción del cuerpo o texto con frases como: "Tengo el agrado de comunicarle...", "El motivo del oficio...", entre otros.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. José Perales Torres
Director General de Planta Minera
Margaritas #46 Col.Santa María, D.F.
ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metálicos emitidos por Planta Minera.
Estimado Lic. Perales, por la presente solicitamos las copias de los registros de niveles de gases metálicos emitidos por la Planta Minera en el periodo de Enero - Julio del año 2012, esto con la finalidad de mantener controlada la emisión y producción de gases por parte de la planta y evitar futuros conflictos.
6. La despedida.
En esta sección de cómo elaborar un oficio, se debe asegurar de hacerlo de una manera cortés y cálida para no dañar futuras relaciones.
Si la situación lo amerita se pueden ofrecer datos para realizar contacto posteriormente.
Por último se debe escribir "Atentamente", la firma y nombre del emisor, así como el sello o logo de la empresa para reafirmar la validez del oficio.
Memorándum:
1. Siempre dirígete a los lectores por su nombre correcto, no uses apodos.
Cuando elabores el encabezado, asegúrate de dejar doble espacio entre las secciones y de alinear el texto.
2. Considera quién será tu audiencia. Para hacer que las personas lean y respondan el memorándum, es importante adaptar el tono, la longitud y el nivel de formalidad del documento de acuerdo a la audiencia que lo leerá. Hacerlo de manera eficaz requiere tener una buena idea de a quién va dirigido el memorándum.
- Piensa en las prioridades y preocupaciones de tu público e intenta imaginar por qué la información que presentas sería importante para ellos.
- Intenta anticipar cualquier pregunta que tus lectores puedan tener. Piensa en el contenido del memorándum, como ejemplos, evidencia u otra información que los convenza.
- Considerar a la audiencia también te permite ser sensible a incluir cualquier información o sentimiento que sea inapropiado para los lectores.
3. Presenta el problema o asunto a tus lectores en la introducción. Proporciona brevemente el contexto detrás de la acción que deseas que realicen. Esto es similar a una declaración de tesis, la cual introduce el tema y señala su importancia.
- Incluye únicamente la información necesaria sin dejar de ser convincente al demostrar que existe un problema real.
- Como regla general, la introducción debe comprender alrededor de ¼ de la longitud total del memorándum.
4. Sugiere formas de abordar el asunto en la parte del resumen. Lo que vas a resumir en este punto son las medidas importantes que te gustaría que los lectores adopten.
- Esta sección también puede incluir algunas pruebas que respalden tus recomendaciones.
- En el caso de un memorándum muy corto, podría no ser necesario incluir esta sección. En cambio, puedes incluirla en la siguiente, llamada “discusión”.
5. Respalda tu proceder en la sección “discusión”. Sé persuasivo. Explica la forma en la que los lectores se beneficiarán si adoptan las medidas que recomiendas o en la que se verán afectados a causa de la falta de acción.
- Brinda evidencia y razones lógicas para las soluciones que propones. Siéntete libre de incluir gráficos, listas o cuadros, sobre todo si se trata de un memorándum extenso. Solo asegúrate de que sean verdaderamente relevantes y persuasivos.
- Comienza con la información más importante y luego pasa a los hechos específicos o de apoyo.
- La regla general para la longitud de un memorándum es que las secciones del resumen y de la discusión combinadas deben comprender aproximadamente la mitad del documento.
6. Termina el memorándum con un final amistoso que replantee las medidas que quieres que el lector adopte. Quizás quieras incluir una frase como “Estaré encantado de discutir estas recomendaciones con usted más adelante y de realizar un seguimiento a las decisiones que tome”.
- Si es posible, brinda al lector un sentido de solidaridad y optimismo.
- Enfatiza un próximo paso en particular que el lector pueda seguir.
- Esta sección generalmente debe comprender alrededor de 1/8 de la longitud total del documento.
7. Revisa y edita tu memorándum para asegurarte de que sea claro, conciso, persuasivo y sin errores. Asegúrate de ser consistente con el tipo de lenguaje que utilices y de eliminar las palabras eruditas y la jerga técnica.
- Revisa la ortografía, la gramática y los errores de contenido. Presta especial atención a los nombres, fechas o números.
- Asegúrate de que el documento no sea excesivamente extenso y elimina cualquier material superfluo.
Circular:
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.
Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.
Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.
Características que debe reunir una circular
-Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
-Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
-Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.
Carta:
Informe:
